Опытные рестораторы знают, что в наше время создать конкурентоспособный ресторан невозможно без автоматизации, которая повышает скорость и качество обслуживания посетителей в зале и обеспечивает учет всего сложного ресторанного хозяйства. Ресторанная система, состоящая из набора программ и специального оборудования, завязывает воедино все процессы заведения, что позволяет владельцу ежедневно получать подробные сводки и анализировать финансовые результаты.
Наша компания предлагает популярную и проверенную систему автоматизации ресторанов – КВАЗАР-РЕСТОРАТОР. Она подходит для ресторана любого размера и любой формы обслуживания. Систему успешно используют сотни заведений, при этом программа постоянно модернизируется и дополняется актуальными функциями, которых требует развитие ресторанного бизнеса. Мы также обеспечиваем тонкую настройку системы именно под конкретную специфику каждого предприятия.
У всех ресторанов, какими бы разными они ни были, примерно одинаковые основные потребности и устройство: заказ принимает официант, блюда готовит повар, коктейли смешивает бармен, продукцию потребляет и расплачивается гость. На начальном этапе автоматизации конкретного заведения мы обсуждаем с его владельцем, что ему может потребоваться, чем нужно дополнить систему, а какие функции исключить. Но общая схема работы примерно одинакова. Давайте попробуем разобраться, как работает типичный автоматизированный ресторан.
Обычно официант принимает у гостей заказ, записывая его к себе в блокнотик, а затем вводит его через терминал. В эконом-варианте это может быть обычный компьютер с клавиатурой, но более удобно использовать компьютер с сенсорным монитором (тачскрин). Если сенсорный монитор конструктивно объединен в единый блок с системным модулем, то этот вариант называется POS-терминалом. Функции те же, но стоит несколько дороже. Это плата за отсутствие лишних блоков, проводов и соединений. Задача официанта — правильно и быстро внести заказ в систему (в варианте с тачскрином для ввода достаточно нажимать на изображения блюд и столов), после чего информация автоматически отправится в нужное подразделение — кухню, кондитерский цех или бар. Количество терминалов определяется размерами ресторана. По крайней мере, в каждом зале должно быть по одному такому устройству, а если зал большой — то несколько. Некоторые рестораны используют систему «мобильный официант» и оформляют заказ прямо у столика. Это убыстряет процесс передачи заказа и снижает вероятность ошибок из-за «человеческого фактора».
Помимо всего прочего, официант может быть вооружен пейджером, который сигнализирует о вызове (если на столах установлены кнопки вызова) или готовности блюда на кухне. Сигнал вызова с кнопки может также передаваться на устройство индикации вызова, установленное на видном месте. После мелодичного сигнала на нем крупными цифрами высвечивается номер вызвавшего стола.
КУХНЯ
Информация о заказе передается на кухню или в бар и распечатывается на специальном сервисном принтере, в роли которых работают обычные принтеры чеков. В заказе указывается номер столика, фамилия официанта и перечень заказанных блюд или напитков. Администратор на этапе настройки системы устанавливает, что на каком принтере печатать. Это позволяет не отправлять заказ на стейк в кондитерский цех. Получив в руки чеки, подразделения принимаются за жарку и варку.
КАССА
И вот когда для сытого и довольного гостя наступает «час расплаты», система снова вступает в действие. Официант распечатывает предварительный счет (если используется принтер счетов для подкладной печати, то на специальном бланке с логотипом, а если такого принтера нет, то на обычном чековом принтере, но тоже с логотипом), и приносит его клиенту. Гость выбирает удобную форму оплаты (наличные или кредитные карты) и возвращает чек вместе с деньгами официанту, который вносит деньги в кассу, пробивает фискальный чек и вместе со сдачей отдает его клиенту. Заказ закрыт. В этот момент со складов, согласно калькуляциям, списываются продукты, израсходованные на приготовление блюд.
ВЗГЛЯД ИЗНУТРИ
Менеджер, сидящий в кабинете, на экране своего компьютера видит все, происходящее на компьютере официанта, в режиме реального времени. Теперь он действительно становится управляющим, потому что вся рутина расчетов, калькуляций, сверок и прочее передано компьютеру, а на долю менеджера остались только функции контроля и принятия решений. Программа «КВАЗАР-РЕСТОРАТОР» сама сообщает о том, какие продукты заканчиваются, а также у кого и в каком количестве их надо заказать. Менеджер корректирует и автоматически формирует пакет заказов поставщикам, которые тут же могут быть разосланы по факсу или электронной почте. Можно действовать и по старинке, но гораздо эффективнее, чем раньше. В процессе разговора с поставщиком по телефону надо просто зайти в программу, посмотреть текущие остатки по данному поставщику (или виду продукции) и перечислить нужные позиции.
Компьютер также неусыпно следит за сроками годности всех имеющихся продуктов, заранее сообщает о приближении неприятной даты, что дает возможность гибко среагировать и вовремя «утилизировать» неликвиды. Практика показывает, что при переходе на эту систему учета менеджер вполне способен выполнять по совместительству должность кладовщика и, может быть, массу других должностей.
Основным ядром всей системы является калькуляция блюд и напитков. Именно благодаря ней с кухни и бара списываются продукты в нужных количествах. Один раз заведенная калькуляция на все блюда и напитки постоянно автоматически обновляется и пересчитывается, исходя из новых приходных цен продуктов. Если наценка на блюдо при этом уменьшится ниже допустимого предела, программа сигнализирует, что пора пересмотреть меню.
Перейдем к рабочему месту шеф-повара. Сложный и длительный процесс расчета калькуляций, заполнения технологических карт теперь совершенно не отнимает времени. Все оформляется автоматически. Шеф занимается только стратегическим планированием. Программа выдает ему полный среднестатистический список съеденных за смену блюд. Нужно только подкорректировать количества в зависимости от конкретных потребностей завтрашнего дня - и сводный план на следующую смену готов. Дальше нажимаем на кнопочку - и напечатан заказ продуктов на склад в полном соответствии с намеченным планом. При отпуске со склада заказ может быть скорректирован и автоматически трансформирован в накладные на отпуск товара со склада на кухню и в бар.
Наконец, самое главное, ради чего все это делается. Директор ресторана в любое время видит на компьютере всю сводную информацию по предприятию в целом, подразделениям, официантам и т.д. Помимо таких основных показателей, как выручка и прибыль можно увидеть в цифрах и диаграммах, какие блюда идут лучше, какие хуже, а какие вообще невыгодно готовить, программа расскажет, какие столы пользуются популярностью, какие официанты лучше работают и даже какие повара лучше готовят (если у них есть разделение труда). Существует еще огромное количество функций, отчетов и дополнительного оборудования, которые невозможно упомянуть в одной статье. Например, создание интернет-страницы ресторана. Зайдя на нее, посетитель увидит зал со столиками, расставленными в соответствии с реальной планировкой, выберет местечко по душе и зарезервирует. Эта функция сделает более эффективной работу на еще одной должности, необходимой для всякого уважающего себя ресторана, а именно, метрдотеля (хостес), для которого разработана специальная программа резервирования столов и банкетов на любые даты, ведение базы постоянных гостей, внесения авансов и многое другое.
СКЛАДСКОЙ УЧЕТ И НЕ ТОЛЬКО…
Не секрет, что на кухне и в баре часто процветает воровство продуктов, несмотря на регулярные проверки, инвентаризации и прочие административные меры. По статистике, мероприятия по контролю над расходом продуктов, алкоголя и хозяйственных мелочей, в среднем отнимают 6-8 человеко-часов в день. Таким образом, фирма ежемесячно теряет сумму в размере зарплаты высокооплачиваемого менеджера, но полного контроля при этом не достигает.
«Усушка» 10 килограмм мяса на кухне - для ресторана убыток неприятный, но не смертельный. Есть вещи и похуже. Например, различные вариации на тему переписывания и некорректного оформления счета. Если клиент окажется не слишком пьян, - извините, перепутали. Не надейтесь, что поможет сквозная нумерация счетов, фирменные бланки и прочие ухищрения, ведь мы живем в стране поголовной грамотности, а услуги полиграфии доступны каждому официанту. Бытует мнение, что все перечисленные беды неискоренимы, бороться с ними нужно, но победить невозможно. Рады сообщить, что эти сведения безнадежно устарели.
Главная задача товарного и складского учета, интегрированного в программу «Квазар-ресторатор» - в любой момент времени точно знать, сколько и чего имеется в наличии. Причем по каждой позиции наличие должно контролироваться на складе, в баре, на кухне, в том числе в продуктах и полуфабрикатах отдельно. Теперь нет необходимости останавливать весь процесс для того, чтобы проводить всеобщие инвентаризации. Достаточно регулярных выборочных проверок по выбранным позициям, на которые достаточно тратить не более 15 минут в день. Происходит это так: в программе выбирается список интересующих позиций, печатается в виде пустографки и считается по отделам. Результаты подсчета заносятся в компьютер, который точно знает, сколько на самом деле должно быть, после чего автоматически проводится инвентаризация с оформлением соответствующего акта. Полученная разница по акту вычитается из зарплаты поваров и официантов.
За функцию складского учета не нужно платить отдельно, она является неотъемлемой частью пакета программ «Квазар-ресторатор», и это обстоятельство экономит немалые деньги нашим клиентам. Для упрощения учета и экономии времени бухгалтера программу можно дополнить модулем экспорта данных в 1С.
В системе предусмотрена защита от потери данных (данные автоматически резервируются), имеется возможность распределения прав доступа к функциям системы и к данным разной значимости.
Вопросы лояльности клиентов
Успешные заведения сегодня не могут обойтись без системы скидок, которые привлекают новых клиентов и удерживают постоянных. Посчитано, что основную долю прибыли дают клиенты, посетившие заведение повторно, то есть клиенты, оставшиеся довольными после первого визита. Если вы решите ввести в своем ресторане персональные дисконтные карты, то к вашим услугам расширенный модуль скидок, который позволит реализовать любые алгоритмы и сделает процесс поощрения клиентов прозрачным и контролируемым.
Существует масса форм поощрения гостей: карты могут выдаваться при определенной частоте посещений или за некоторую сумму чека. Клиент, получивший карту, может заполнить анкету, и его личные данные заносятся в программу. Вы сможете порадовать его приглашением на праздничное мероприятия или на тематическую акцию. В зависимости от статуса гостя, ему можно задать различные проценты скидок, а также регулировать сроки действия скидок и временные диапазоны. В отчетах легко увидеть, сколько раз человек был в ресторане, что ел и пил, сколько потратил денег. И по накоплении определенной суммы процент скидки может быть повышен автоматически.
Кроме скидок, карта может служить для начисления бонусов. Кроме того, карту можно использовать как средство расчета. Внеся определенную сумму в кассу ресторана, владелец дисконтной карты превращает ее в платежную. Это пригодится, например, если компания, находящаяся по соседству, захочет организовать обеды для своих сотрудников.
Что для этого нужно
Минимально необходимый набор состоит из компьютера официанта (сенсорный моноблок либо обычный системник с сенсорным монитором), принтера предсчетов, фискального устройства, одного-двух сервисных принтеров, передающих заказ на кухню или в бар, и компьютера менеджера. Естественно, необходимы программные модули официанта и менеджера. Опционально можно добавить считыватель магнитных или RFID карт (для авторизации персонала и для системы скидок), систему вызова официанта с помощью радиокнопок, систему извещения о готовности блюд, переносные терминалы «Мобильный официант». В основном, этого достаточно.
Специалисты нашей компании готовы рассчитать полную стоимость автоматизации Вашего ресторана, если Вы сообщите нам желаемую конфигурацию системы автоматизации, перейдя по этой ссылке. Внедрение системы занимает от трех до пяти рабочих дней.
Если вы уже имеете опыт работы с ресторанными программами и оборудованием, но ищете что-нибудь новое, прогрессивное, то предлагаем вам ознакомиться с последними разработками нашей программы для продвинутых пользователей: Новые программные решения для ресторанного бизнеса.
